Caracteristicas de los documentos de archivo

Caracteristicas de los documentos de archivo

Importancia de los archivos

14. Los archivos que contienen información personal tienen muchas características, relacionadas tanto con su formato físico como con las circunstancias o el contexto de su creación. En conjunto, estas características demuestran la riqueza y diversidad de dicha información. Los párrafos de este apartado describen algunas de estas características de los documentos que contienen información personal. Como se verá más adelante, la comprensión de la complejidad y la interrelación de estos factores es importante para valorar dichos documentos.

15. La información personal se encuentra prácticamente en todas las formas físicas de registros en papel o de agregación de registros.6 Un calificativo importante para este estudio es que los registros de información personal se definen únicamente como aquellos organizados y recuperados por un identificador personal: nombre, seguro social u otro número de identificación, etc. Por ejemplo, los archivos de materias y pólizas a efectos de tasación no deben considerarse registros de información personal. Aunque puede haber excepciones ocasionales, la información personal que se encuentra en estos registros es incidental a su propósito principal y deben valorarse como parte de los sistemas de registro de archivos y series más amplios a los que pertenecen, utilizando una teoría y unos criterios de valoración algo diferentes (o al menos modificados).7 De forma similar, los expedientes de casos organizados, etiquetados y recuperados por nombres de grupos, asociaciones y empresas, en lugar de por individuos, también deben valorarse por separado, aunque puedan (y a menudo lo hacen) tener muchos registros que contienen información personal archivada.8

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Tipos de archivos

Los documentos de archivo individuales se denominan a menudo “registros” porque registran un acontecimiento. También pueden denominarse “manuscritos”, aunque esto se refiere al hecho de que fueron creados a mano en lugar de ser publicados.

Desaconsejamos el uso de la palabra “archivo” en los sentidos de c) y d) anteriores, ya que pueden ser ambiguos y no reflejan la verdadera naturaleza de los archivos como documentos que se consideran históricamente significativos, ahora o en el futuro.

Principalmente primarios. La mayoría de los documentos de archivo fueron escritos o mecanografiados por el creador, en lugar de ser impresos por un editor, por lo que a menudo se denominan manuscritos. El material publicado sólo se conserva si fue utilizado o recopilado por la persona o institución en el curso de su trabajo.

Descripción jerárquica. Los catálogos de archivos reflejan la forma en que se crearon los documentos, por lo que el catálogo tiene diferentes niveles de descripción (que se tratan en la sección 4). Los documentos requieren información contextual que a menudo puede encontrarse en la estructura del catálogo. Las búsquedas por palabras clave suelen ser muy útiles, pero es importante tener en cuenta la relación de cada elemento con el resto de la colección.

Discuta cinco características de los registros

Son registros contemporáneos creados por individuos y organizaciones en el transcurso de sus actividades y, por lo tanto, proporcionan una ventana directa a los acontecimientos del pasado. Pueden presentarse en una amplia gama de formatos, como el escrito, el fotográfico, el de imágenes en movimiento, el sonoro, el digital y el analógico. Los archivos están en manos de instituciones públicas y privadas y de particulares de todo el mundo.

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Para que un archivo sea auténtico y fiable, debemos preservar su contexto para entender cómo, por qué y quién lo creó, su contenido y su formato (la forma en que se presenta como documento).

Lo que debemos recordar es que en ningún momento podemos considerar un archivo como “la verdad” (sea lo que sea lo que entendamos por “verdad”), sino como un registro contemporáneo de una persona u organización con un nivel de implicación y un punto de vista determinados. Como usuarios de los archivos, debemos ser conscientes de este contexto a la hora de interpretarlos, así como del modo en que nuestras propias experiencias y cultura afectan a nuestra lectura de un recurso archivístico.

Es posible que ahora nos hayamos dado cuenta de que los archivos están a nuestro alrededor y quizás son tan frecuentes que no los percibimos, como el aire que respiramos. Como podemos ver, los archivos pueden proceder de muchas fuentes, entre ellas:

Cuatro características de los registros

Estos elementos se utilizan para describir muchos niveles jerárquicos diferentes de los materiales de archivo, desde los grupos de documentos de archivo hasta los artículos, así como todos los formatos de los materiales de archivo, desde el papel hasta los documentos electrónicos y los artefactos. Además, existen elementos para los creadores de archivos y para los objetos digitales.

Al describir los registros, se asociarán las descripciones de los materiales de archivo con sus creadores para situar los materiales de archivo en su contexto. Cada descripción de serie debe colocarse en un grupo de registros o colección, y también debe vincularse a un creador. Las descripciones de los creadores pueden estar vinculadas a múltiples descripciones de registros. Cada descripción de artículo o unidad de archivo debe estar vinculada a una descripción de serie. Estos vínculos nos permitirán mantener la jerarquía y la procedencia de los registros.

  Que es un documento digital

Cuando se incluyen objetos digitales, como reproducciones digitales de fotografías, también se vinculan a la descripción del archivo. Un elemento de archivo o unidad de expediente puede tener muchos objetos digitales. Por ejemplo, cada página escaneada de una carta sería un objeto digital, y cada uno estaría unido a la descripción archivística.

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