Diferencia entre documento digitalizado y electronico

Diferencia entre documento digitalizado y electronico

Definición de medios digitales

Un documento electrónico, o e-doc, es un archivo digital que sustituye a una copia física o impresa. Los documentos electrónicos, como los PDF, son más fáciles de compartir, organizar y colaborar, tanto si los equipos están en la misma oficina como si están dispersos por todo el mundo. Son seguros, y puedes verlos, revisarlos y firmarlos -y seguir su progreso- desde cualquier dispositivo.

Todo lo que el papel puede hacer, los documentos electrónicos lo hacen mejor. El papel permanece en la oficina, mientras que puedes acceder a los documentos electrónicos en cualquier momento y lugar gracias al almacenamiento en la nube. Este flujo de trabajo electrónico organizado, siempre disponible y seguro mantendrá los procesos empresariales en marcha y ayudará a los resultados de su empresa.

La eliminación del papel ahorra dinero y espacio de almacenamiento físico, y reduce los costes adicionales derivados de la reimpresión de documentos actualizados. Los documentos electrónicos también facilitan la colaboración y mejoran el servicio al cliente, contribuyendo a agilizar los procesos y a acelerar su capacidad de negocio. Además, puede ahorrar tiempo buscando palabras, frases o detalles específicos en los documentos electrónicos.

Diferencia entre dispositivo digital y electrónico

Un documento digital es cualquier documento que tenga un formato electrónico, no físico. Es decir, de un PDF a un archivo estructurado. Por ejemplo, si escaneamos una factura en papel y la convertimos en PDF, esta factura pasa de ser un documento físico a uno digital. Sin embargo, una factura creada por un software de facturación, en formato de texto plano, EDI o XML y con toda la información estructurada para ser leída y procesada por otros sistemas informáticos, es también un documento digital.

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Es entonces cuando respondemos a la pregunta inicial. No hay ninguna diferencia entre los documentos digitales y los electrónicos, ya que en realidad nos referimos a lo mismo (documentos no físicos). La diferencia es que no todos los formatos son aptos para entrar en un circuito de intercambio de documentos electrónicos. Esto no significa que un tipo de digitalización sea más válido que otro. Simplemente, sus fines son diferentes.

Si queremos conservar documentos creados originalmente en formato físico, podemos digitalizarlos y, además de asegurar que no se deteriorarán, ahorraremos espacio físico y ayudaremos al medio ambiente. Esta práctica es muy recomendable para documentos como archivos históricos, o documentación administrativa como contratos o escrituras.

Firma digital frente a firma electrónica

Aunque las firmas electrónicas y digitales se utilizan como sinónimos, existen algunas diferencias entre ellas. Una firma digital protege documentos esenciales certificados por las autoridades correspondientes. Al mismo tiempo, una firma electrónica es utilizada por un individuo para firmar un contrato con el que está de acuerdo. ¿Estás confundido? Pues no lo estés. En este blog, hemos aclarado todos los aspectos relacionados con la firma digital y electrónica.

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Básicamente, la firma digital se puede encontrar en una huella digital incrustada. Por otro lado, la firma electrónica puede ser un símbolo, un proceso o un sonido que autentifica el contrato. Aparte de esto, hay algunas características clave de una firma electrónica y una firma digital.

La firma electrónica proporciona una autenticidad inigualable. Y como admite la biometría y las huellas dactilares, el usuario obtendrá una excelente seguridad del documento. Además, sólo el respectivo propietario de la firma puede acceder al documento.

Si el usuario tiene que acceder al documento, debe introducir la contraseña para el mismo. Y esta contraseña está 100% protegida de personas ajenas al azar que intenten acceder al documento. Sólo si se introduce la contraseña correcta se puede acceder al documento.

Tipos de medios digitales

Hay mucha confusión sobre la diferencia entre los términos “firma electrónica” y “firma digital”. De hecho, mucha gente utiliza las frases de forma intercambiable. Aunque tienen mucho en común, existen grandes diferencias entre las firmas electrónicas y las digitales.  Estamos aquí para ayudar a aclarar parte de la confusión.

Las firmas electrónicas simples son bastante populares porque son fáciles de usar. Los firmantes pueden firmar documentos en línea simplemente escribiendo su nombre o utilizando su dedo para firmar un documento en una tableta. Las firmas electrónicas lo son:

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El problema de las firmas electrónicas simples es que no se basan en normas internacionales. Cada proveedor decide el nivel de seguridad que ofrece, así que hay que investigar mucho para saber si la tecnología de un proveedor es segura.

Otro problema de las firmas electrónicas simples es lo que llamamos “vendor lock-in”. Muchos proveedores exigen que se vuelva a consultar con ellos para saber si una firma es válida. Eso significa que si usted termina su contrato con el proveedor, podría tener que pagar para que sus documentos sean verificados.

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