Firmar documentos de forma digital

Firmar documentos de forma digital

Firma digital

Antes de entrar en detalles, puede ser útil dar un paso atrás por un momento y ver las preocupaciones de seguridad que rodean a los documentos y flujos de trabajo en papel. Las preocupaciones más comunes a las que se enfrentan los individuos y las organizaciones cuando tratan con documentos en papel son:

La existencia de los notarios se inventó para ayudar a resolver estas preocupaciones tan válidas y se remonta a los tiempos del antiguo Egipto (según la National Notary Association). Hoy en día, los notarios desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar a las partes de una transacción que el documento es auténtico y fiable.

Como cabe sospechar, los mismos problemas existen en los flujos de trabajo de los documentos electrónicos. Las firmas digitales se desarrollaron para ayudar a resolver este problema: son, esencialmente, el equivalente digital a añadir una firma notarial a su documentación. En el caso de las firmas digitales, un tercero de confianza, conocido como Autoridad de Certificación (CA), es responsable de verificar su identidad.

Las Autoridades de Certificación vinculan su identidad a un certificado digital basado en la PKI que le permite utilizar su certificado para crear firmas digitales de forma local utilizando un token o de forma remota utilizando cualquiera de las plataformas de firma basadas en la nube.

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Crear una firma digital

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Te mostraremos cómo añadir rápidamente tu firma a cualquier documento PDF, guardándolo como un archivo PDF estándar que se puede leer en cualquier lugar.  Puedes hacerlo en Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux… la plataforma que prefieras.

En primer lugar, aclaremos algo de terminología. Este artículo trata de las firmas electrónicas, no de las firmas digitales, que son algo totalmente distinto. Una firma digital es criptográficamente segura y verifica que alguien con tu clave de firma privada (en otras palabras, tú) ha visto el documento y lo ha autorizado. Es muy segura, pero también complicada.

La firma electrónica, en cambio, no es más que una imagen de tu firma superpuesta a un documento PDF. Puedes hacerla con todo tipo de aplicaciones, y es lo que la mayoría de la gente requerirá cuando te envíe un documento para firmar. Envíales un archivo PDF con una firma digital y no sabrán qué hacer con él. Para muchas empresas, el simple hecho de aceptar documentos firmados por correo electrónico en lugar de obligarles a enviarlos por fax es un gran salto tecnológico.

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Cartel de Adobe

Una firma digital es un sello electrónico, encriptado, de autentificación en información digital como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. Una firma confirma que la información proviene del firmante y no ha sido alterada.

Una línea de firma se asemeja al típico marcador de firma que puede aparecer en un documento impreso. Sin embargo, su funcionamiento es diferente. Cuando se inserta una línea de firma en un archivo de Office, el autor puede especificar información sobre el firmante previsto e instrucciones para el mismo. Cuando se envía una copia electrónica del archivo al firmante previsto, esta persona ve la línea de firma y una notificación de que se solicita su firma. El firmante puede:

Una firma digital invisible, como una línea de firma digital visible, asegura la autenticidad, integridad y origen de un documento. Puede añadir firmas digitales invisibles a documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint.

Los documentos firmados tendrán el botón de firmas en la parte inferior del documento. Además, en el caso de los documentos firmados, la información sobre la firma aparece en la sección de información que se ve después de hacer clic en la pestaña Archivo.

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Comprobar la firma digital

Cada vez más personas y organizaciones utilizan documentos digitales en lugar de documentos en papel para realizar sus transacciones diarias. Al reducir la dependencia de los documentos en papel, estamos protegiendo el medio ambiente y ahorrando recursos del planeta. Las firmas digitales apoyan este cambio al proporcionar garantías sobre la validez y autenticidad de un documento digital.

Una firma digital es un sello electrónico, encriptado, de autentificación en información digital como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. Una firma confirma que la información procede del firmante y no ha sido alterada.

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