Metodos para archivar documentos

Metodos para archivar documentos

Software de archivo de documentos

A medida que nos adentramos en la era electrónica de los objetos digitales, es importante saber que hay nuevos bárbaros a la puerta y que nos adentramos en una era en la que gran parte de lo que conocemos hoy, gran parte de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre. En mi opinión, estamos viviendo en medio de la Edad Media digital; en consecuencia, al igual que los monjes de tiempos pasados, corresponde a los bibliotecarios y archiveros mantener la tradición que venera la historia y el patrimonio publicado de nuestros tiempos. – Terry Kuny, XIST/Consultor, Biblioteca Nacional de Canadá [Kuny 1998]

El rápido crecimiento de la creación y difusión de objetos digitales por parte de autores, editores, empresas, gobiernos e incluso bibliotecarios, archiveros y conservadores de museos, ha puesto el acento en la rapidez y facilidad de la difusión a corto plazo, sin tener en cuenta la conservación a largo plazo de la información digital. Sin embargo, la información digital es frágil en formas diferentes a las tecnologías tradicionales, como el papel o el microfilm. Es más fácil que se corrompa o se altere sin ser reconocida. Los medios de almacenamiento digital tienen una vida útil más corta, y la información digital requiere tecnologías de acceso que cambian a un ritmo cada vez mayor. Algunos tipos de información, como la multimedia, están tan estrechamente ligados a las tecnologías de software y hardware que no pueden utilizarse fuera de estos entornos propietarios [Kuny 1998]. Debido a la velocidad de los avances tecnológicos, el marco temporal en el que debemos considerar el archivo se acorta mucho. El tiempo que transcurre entre la fabricación y la conservación se reduce.

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¿Cuál es la mejor manera de archivar los documentos?

Utilice las bibliotecas de Windows para almacenar documentos en su disco duro. Almacena tus documentos en la nube a través de un servicio como OneDrive o Google Drive. Haz una copia de seguridad de tus documentos en hardware de almacenamiento externo, como discos duros extraíbles. Almacenar los documentos utilizando un DMS especialmente diseñado.

¿En qué consiste el proceso de archivado?

El archivado es el proceso por el que la información inactiva, en cualquier formato, se almacena de forma segura durante largos periodos de tiempo. Dicha información puede volver a utilizarse -o no- en el futuro, pero, no obstante, debe almacenarse hasta el final de su calendario de conservación.

¿Qué es el archivo de documentos?

Archivar documentos significa poner la información que ya no se utiliza regularmente en un almacenamiento seguro durante largos periodos de tiempo. Es un proceso complejo de hacer bien, y si se hace mal se corre el riesgo de quedar expuesto a violaciones de la seguridad.

Mejores prácticas de archivo de datos

El archivo físico requiere una organización eficaz y una metodología bien pensada, respaldada por recursos sólidos. Es aconsejable que se ponga en contacto con un profesional para que le ayude a desarrollar e implantar sus procesos de gestión y archivo de documentos físicos.

Además, nuestros procesos le garantizan una completa trazabilidad de sus archivos físicos. La gestión y conservación de documentos es una profesión en sí misma, que requiere competencias y conocimientos especializados en materia de archivo, organización, logística, informática, normativa o inmobiliaria.

Proporcionamos un complemento completo de servicios de archivo de documentos, gestionando el ciclo de vida de sus registros, desde la digitalización y el almacenamiento hasta la destrucción. Una solución llave en mano que beneficiará a su empresa.

Cómo archivar documentos en cajas

Es un proceso complejo de hacer bien, y si se hace mal se corre el riesgo de quedar expuesto a violaciones de la seguridad. Las empresas de archivo de documentos pueden gestionar sus documentos por usted, reduciendo el riesgo de errores y ayudando a mejorar la protección de sus datos.

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Las soluciones de gestión de documentos digitales consisten en escanear los documentos que se van a almacenar digitalmente. Esto significa que el usuario tiene un mayor control sobre sus registros electrónicos. Es posible que usted mismo pueda gestionar los documentos digitales a través de un portal en línea para facilitar el acceso, aunque es probable que esto tenga un coste adicional.

Antes de archivar cualquier documento empresarial, tendrás que definir cómo lo harás para que todos los miembros de tu empresa procesen los documentos de la misma manera. La creación de un procedimiento de gestión y archivo de documentos le permitirá asegurarse de que sus documentos se archivan correctamente, de forma segura y fácil de recuperar cuando los necesite.

La principal ventaja de un servicio de digitalización de archivos completo es que, una vez escaneados los documentos, usted mismo puede acceder a ellos y gestionarlos sin tener que pedir a la empresa de archivado que se los envíe. Sin embargo, la mayoría de las empresas de archivado no ofrecen este servicio de forma estándar, sino que se asocian con empresas colaboradoras para ofrecer un servicio completo de escaneado de archivos. Debido a la cantidad de trabajo que conlleva, este servicio suele ser mucho más caro que un servicio de escaneado bajo demanda.

Archivo de documentos en línea

Es un proceso complejo de realizar, y si se hace mal se corre el riesgo de quedar expuesto a violaciones de la seguridad. Las empresas de archivo de documentos pueden gestionar sus documentos por usted, reduciendo el riesgo de errores y ayudando a mejorar la protección de sus datos.

Las soluciones de gestión de documentos digitales consisten en escanear los documentos que se van a almacenar digitalmente. Esto significa que el usuario tiene un mayor control sobre sus registros electrónicos. Es posible que usted mismo pueda gestionar los documentos digitales a través de un portal en línea para facilitar el acceso, aunque es probable que esto tenga un coste adicional.

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Antes de archivar cualquier documento empresarial, tendrás que definir cómo lo harás para que todos los miembros de tu empresa procesen los documentos de la misma manera. La creación de un procedimiento de gestión y archivo de documentos le permitirá asegurarse de que sus documentos se archivan correctamente, de forma segura y fácil de recuperar cuando los necesite.

La principal ventaja de un servicio de digitalización de archivos completo es que, una vez escaneados los documentos, usted mismo puede acceder a ellos y gestionarlos sin tener que pedir a la empresa de archivado que se los envíe. Sin embargo, la mayoría de las empresas de archivado no ofrecen este servicio de forma estándar, sino que se asocian con empresas colaboradoras para ofrecer un servicio completo de escaneado de archivos. Debido a la cantidad de trabajo que conlleva, este servicio suele ser mucho más caro que un servicio de escaneado bajo demanda.

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